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论首都高校办公室服务决策职能
来源: 作者: 时间:2014-4-8

  北京是我国高等教育资源最集中、高校最密集的地方。资料显示,2012年,北京市共有普通高校91所,教职工总数达13.73万人,普通在校生总数达81.87万人。首都高校直接服务于创新型国家和人力资源强国战略,服务于“三个北京”和中国特色世界城市建设,其基础性、先导性、全局性地位更加突出。首都高校地位重要、事务繁杂,作为学校的综合性管理机构 — 办公室(本文指学校党委办公室和校长办公室)沟通上下、协调左右、联系内外,是学校运行的中枢,其工作质量和水平直接影响着学校运行是否顺畅、决策是否科学,进而影响着首都高校的整体发展速度、质量和水平。

  从首都高校办公室的整体职能看服务决策

  1.办公室的职责繁杂、任务繁重

  近年来,首都高校办公室队伍不断发展壮大,结构也在持续优化,对其整体职能进行梳理、准确把握、找到规律,对进一步提升其工作水平很有价值。笔者选取了首都10所高校(类型包含:部委高校、市属高校,“985工程”高校、“211工程”高校、一般高校、高职院校)作为考察对象,了解办公室的职责。从调查可以看出,各校办公室的职责都十分繁杂,但大同小异。如果不进行分类,而是简单罗列,则主要有:学校规划、综合协调、收发文办理、信息宣传、督促检查、领导日程安排、会议及活动组织、对外联络、印信管理与使用、机要及保密、信访、值班安排、法律事务、党务及校务公开、数据统计、校友会等约20类左右的工作。随着学校事业的发展,办公室的职能也在扩展,体现了办公室工作的综合性、服务性和开放性特征。这些工作分别划归到办公室设置的几个科室当中,有的则是由挂靠在办公室的一些“附属机构”直接负责。

  每一类工作背后的对象都涉及方方面面的人,要经过一系列必要的工作环节,工作量很大。目前,党组织关系在北京市委的61所高校,其办公室人员总数在700人左右,直接服务对象是10多万名教职员工、70多万名学生,所以办公室人员的“忙”也就容易理解了。以笔者所在的北京联合大学办公室部分文字工作为例,近3年来,平均每年发文约680件、收文2,000多件、编发信息刊物270多期、服务常委会和校长办公会60多次,按每学年36教学周来计算,办公室每天要发文件3.7件、新增转呈公文11件、编发信息刊物1.5期,背后的文字处理工作量非常大。

  2.办公室繁杂职责体现出四大职能

  办公室围绕学校中心工作办文、办会、办事,服务领导、服务部门、服务师生,职责多、任务重、工作量大,繁杂的职责看上去似乎有些杂乱无章,但内在联系是紧密的。笔者认为,从办公室发挥作用的着力点看,在其繁杂的职责中蕴含着内外服务、综合协调、信息调研、督查督办这四大职能。

  一是内外服务。办公室工作人员平时的日常性工作大多可归入这一类,如对外联络、接待来客来访、草拟文稿、公文转呈、组织会议、信息报送、机要办理、印信使用、会议及日程安排等。

  二是综合协调。办公室是学校部门之间、上下级之间、兄弟单位之间联系的纽带,“天然”地具有综合协调功能,作为一个“揽事”的部门,没人管的事办公室要管,多人管的事需要办公室来统筹。办公室为领导、基层单位和广大师生服务,综合协调几乎是无处不在、无时不有。从协调对象看,既要负责协调校内各方面的关系,也要负责协调学校与社会的关系;从协调方式看,既有会议协调,也有书面、当面等其他它方式的协调,总之要通过协调来沟通情况、化解矛盾、统一行动。

  三是信息调研。办公室是学校各种信息的交汇点和集散地,是信息传递的中枢,办公室许多工作,如编发信息刊物、撰写文件等工作,都是将学校的各项决策、意图等向基层单位传递,同时将来自基层的各种信息和文件资料进行分析、归纳和汇总之后提供给领导。办公室还通过开展主动调研或辅助调研等形式,了解学校各方面的情况,并作出科学判断,形成有价值的信息材料,为领导收集信息、分析情况、提供咨询做好服务。信息调研类工作具备很强的“参谋”特征。

  四是督查督办。办公室开展的督查督办与纪检、监察、审计等部门开展的监督检查并不相同,办公室做的许多工作都是围绕着一些重要决议、决策的落实情况,开展督查督办工作,并将落实情况、落实效果、需要注意的问题等反馈给领导,从而促进这些事项又好又快落实。督查督办类工作具备很强的“助手”特征。

  3.服务决策职能贯穿办公室全部工作的始终,是办公室整体职能的灵魂

  在经济组织决策管理大师、第十届诺贝尔经济学奖获奖者赫伯特?西蒙曾看来,“管理就是一系列的决策”。办公室始终处于学校管理的中枢,直接或间接地服务于决策。科学决策以统筹整体发展为目的,通过科学的程序,广泛发扬民主,在发挥决策对象能动性的基础上,采用集体决策的方式,把静态的典型研究与动态的系统分析结合起来,把定性分析与定量分析结合起来,以期最大限度地提高决策的精确度,最大限度地保持决策的科学性。办公室的四大职能都在直接或间接地服务于决策,服务决策职能贯穿于办公室全部工作的始终,内外服务是服务决策质量的基础,综合协调是服务决策的桥梁,信息调研是保证决策科学的前提,督查督办是保证决策落实的保障,几大职能都围绕着决策活动展开。

  办公室工作虽然不直接负责学校的教学、科研、师资等具体业务,但办公室的工作却存在于学校的一切具体业务之中。有经验的办公室主任可能会有这样的体会:“办公室主任不是领导,但要想领导想的事,尤其是要抓好关系全局的大事、做好领导关心的要事、协调好存在分歧的难事、处理好突发的急事。”可以说,几乎所有涉及学校中心工作的重要事项都离不开办公室的积极参与。学校重要决策的前期调研、论证,中期协调、形成,后期实施与监督的整个过程,都需要作为领导“参谋助手”的办公室积极参与,协调左右,同时发挥“智囊”作用,提供高效、有力的服务。服务决策工作做得好了,才能说当好了领导的参谋助手,服务决策是办公室工作的重中之重,是体现工作水平的高端服务,是整体职能的灵魂。

  构建和完善提升服务决策能力的制度及工作体系

  办公室要提升服务决策的能力和水平,就要把握住决策的纵向时间链条,根据不同的时间节点,有针对性地开展工作,构建起相应的制度及工作体系,从而为决策提供更有效、更有力的服务。《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》指出“必须构建决策科学、执行坚决、监督有力的权力运行体系”。结合高校决策实际,笔者认为,新时期要进一步提升办公室服务学校科学民主决策的能力与水平,就要从决策的提出与论证、形成与发布、实施与反馈三个环节构建有效的、全方位的制度及工作体系。

  1.构建决策提出与论证环节的制度体系

  这一阶段,需要办公室提供智慧服务,帮助领导“支点儿招”,当好“参谋”。

  一是建立和完善决策事项计划制度。根据学校工作规律,按照常规重要事项、预测重要事项等,制定年度可能要进行决策的事项计划表,此举主要是保证办公室能够围绕学校的中心工作,抓住领导关心、师生关注的重点、热点、难点问题,“参”到点子上,“谋”到关键处。

  二是建立和完善调查研究制度。“没有调查就没有发言权”,要使决策科学就必须在决策提出阶段,开展直接、联合或辅助调查研究。办公室联系上下、协调左右,有联系广泛的优势,具备良好的调研工作基础,要将调查研究工作形成制度化,设准主题、选对对象、用好形式。通过制度确保沟通渠道畅通,围绕决策主题,能听到校内外各利益群体的真实声音。根据工作内容和实际需要,可以开展直接调研、与其他职能处室开展联合调研、陪同领导开展辅助调研。通过调研获得全面、真实、准确的信息资料,进行分析,提出建议,为学校科学民主决策提供有价值的参考。

  三是建立和完善广泛征求各方意见的制度。一项决策是否科学、能否得到支持和拥护、能否顺利实施,必然要在决策提出与论证阶段充分倾听决策对象的声音,进而就需要广泛地征求各方的意见。习近平总书记在对《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》进行说明时谈道:“在全社会开展广泛协商,坚持协商于决策之前和决策实施之中。要构建程序合理、环节完整的协商民主体系。”对于高校办公室来讲,也要建立决策前征求各方意见的制度,防止“单向”“片面”“下压”式的决策。

  四是建立和完善重大决策专家咨询论证制度,根据决策事项,适当组织专家论证。对事关学校发展全局和影响学校长远发展的重大决策,要进行专家咨询论证,从更专业的视角和全局的视野考虑此项决策可能引发的一些问题,进行对策研讨。根据事项,既可在校内组建专家团队,也可利用校外人力资源,成立临时专家团队。

  五是建立和完善重大决策合法性审查制度。在决策过程形成前,要预先评估是否违反法律、法规、规章及有关政策规定,是否超越法定职权,是否违反法定程序,是否与原有的决策、规范性文件相协调。从而避免因决策违法或是相互矛盾对社会利益带来损害,当前多数高校都设有法律顾问,此时可以充分发挥他们的作用。《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》提出“普遍建立法律顾问制度。完善规范性文件、重大决策合法性审查机制”。目的即在推动政府领导方式和行政运行方式向规范化、制度化、法治化转变,提高科学决策、民主决策、依法决策的水平。

  2.构建决策形成与发布环节的工作体系

  这一阶段,需要办公室做好综合协调、会议服务,以书面方式发布决策等工作。

  一是综合协调,服务好决策的形成过程。根据相关法律法规,突出民主办学,严格落实民主决策,不同决策事项,要经过相应的组织审议通过才有效。首都高校当前的决策机构主要有党员代表大会(党员大会)、党委全体委员会、党委常委会、校长办公会、学术委员会、教职工代表大会、工会会员代表大会、学生代表大会等。办公室在这一阶段的工作除要求具有较强的政策素养外,综合协调及相关的会议服务任务十分繁重。由办公室主办的会要全面、细致地筹备和组织,由其他部门主办的会议,办公室要发挥协调职能,做好协助工作。除了行政性的会务工作之外,还要做好会议的文秘工作,如准备及印制文字资料、做好会议记录等工作。

  二是要以文辅政,服务好决策的发布过程。决策经过相应决策机构审议通过形成之后,要通过一定的介质或平台一般以书面文件形式在一定范围内发布,这一过程,要求办公室以文辅政,准确把握决策,保证决策表达的完整和准确,不能引发歧义和误解。在决策公布后,办公室还应根据工作实际,主动地做好相应的宣传工作,将学校的声音传播好。

  3.构建决策实施与反馈环节的制度体系

  这一阶段需要办公室发挥督促检查职能,采取有效的督查、督办方式方法,确保科学决策能够“执行坚决”,要对决策的实施效果进行分析反馈。

  一是建立有效的督查、督办工作制度。围绕督办事项,建立工作机制,明确督查、督办的事项范围,如根据学校年度工作要点分解到各单位的任务,常委会办公室明确要求办理的事项等。创新形式,在督查督办的方式上坚持“一般手段”与“特殊手段”相结合,力保督出效果。“一般手段”有很多,如“对话见面式”的督促检查、“文字式”的单据督查督办、“会商式”的协调督办等。以北京联合大学办公室为例,每周对收到的来自各基层单位的请示性公文办理情况进行梳理,并在一定范围内进行公示,较好地提高了工作效率。督查、督办在特定情况下,除“一般手段”之外,还要有“特殊手段”,如“私访”“突访”“回马枪式再访”等,目的是直接深入一线基层,看实情、听真声,随时随地、反复地抓督办、抓落实,准确地掌握情况,有针对性地解决问题。

  二是建立决策落实效果的反馈评估机制。决策不能是发布出去后进行督促检查保证落实就完了,还要在实施过程中对其效果进行评价。建立决策落实效果的反馈评估机制,可通过信息反馈,及时对决策进行修正和调整,从而使决策更加成熟、完善,更加切合实际情况,确保取得预期效果。另外,通过决策实施效果进行评估,也可总结经验教训,为新的科学决策打下良好基础。

  总之,服务于学校的科学民主决策贯穿于高校办公室工作的始终,是各项职能的灵魂,只要办公室同仁注意认真总结、思考和提炼,坚持创新,构建起符合本校实际的制度及工作支撑体系,就一定能够不断地提升服务决策的能力和水平。(作者王文杰 葛巨众,单位:王文杰,北京联合大学;葛巨众, 中共北京市委教育工作委员会)

  本文系中共北京市委教育工作委员会、北京市教育委员会2013年立项委托课题“首都高校办公室提升服务决策能力研究”的阶段性成果

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